MyArkevia is een digitale kluis voor werknemers, ontworpen om HR-documenten die door de werkgever zijn verzonden te centraliseren en archiveren. Voordat u de inschrijvingsprocedure start, moet één punt worden verduidelijkt: het werknemersportaal en het werkgeversportaal delen niet hetzelfde adres, en de verwachte identificatie is niet degene die de meeste gebruikers veronderstellen.
Werknemersportaal en werkgeversportaal: twee adressen om niet te verwarren
Een veelvoorkomende oorzaak van blokkades bij de eerste verbinding is de verwarring tussen de twee interfaces. De site myarkevia.com is het portaal voor werknemers, terwijl arkevia.com verwijst naar de werkgeversruimte en HR-diensten. Proberen in te loggen op het verkeerde portaal genereert geen expliciete foutmelding, wat de indruk wekt van een wachtwoordprobleem terwijl het adres zelf onjuist is.
Deze onderscheiding heeft ook invloed op het opnieuw instellen van het wachtwoord. De herstel-link wordt alleen verzonden naar het e-mailadres dat is opgegeven bij de activatie van het werknemersaccount. Als dit adres onjuist of verouderd is, zal de procedure voor het opnieuw instellen vanaf myarkevia.com geen resultaat opleveren.
Voor degenen die een MyArkevia-account online willen aanmaken, bestaat de eerste controle erin ervoor te zorgen dat men op het juiste domein navigeert voordat men zelfs maar een identificatie invoert.
| Criteria | Werknemersportaal (myarkevia.com) | Werkgeversportaal (arkevia.com) |
|---|---|---|
| Ontvanger | Werknemer, ex-werknemer | HR-dienst, salarisadministrateur |
| Inlogidentificatie | Persoonlijk e-mailadres | Professionele identificatie verstrekt door de uitgever |
| Toegang na vertrek uit het bedrijf | Ja, het account blijft actief | Nee, gekoppeld aan het werkgeverscontract |
| Wachtwoord opnieuw instellen | Via het e-mailadres dat is opgegeven bij de activatie | Procedure beheerd door de ondersteuning van de uitgever |
Identificatie MyArkevia: waarom het e-mailadres het personeelsnummer vervangt
Het inlogveld aan de werknemerszijde verwacht een volledig e-mailadres, geen personeelsnummer of intern HR-nummer. Deze technische keuze is te verklaren door de bedoeling van de kluis om toegankelijk te blijven, ongeacht de werkgever. Een personeelsnummer is gekoppeld aan een specifiek bedrijf, terwijl een e-mailadres de werknemer gedurende zijn hele carrière volgt.
De directe consequentie betreft de activatiefase. Wanneer de werkgever MyArkevia implementeert, ontvangt elke werknemer een uitnodigings-e-mail met een activatielink. Deze link wordt verzonden naar het adres dat de HR-dienst in het systeem heeft opgegeven. Als dit adres een professioneel adres is (bijvoorbeeld [email protected]), kan het worden gedeactiveerd bij vertrek.
Welk e-mailadres opgeven bij activatie
De keuze van het adres op het moment van activatie bepaalt de duurzaamheid van de toegang. Het gebruik van een persoonlijk adres in plaats van een professioneel adres garandeert dat men zich opnieuw kan aanmelden na een verandering van werkgever. Het account blijft toegankelijk na vertrek uit het bedrijf, maar alleen via het adres dat is opgegeven bij de creatie.
Als het oorspronkelijke adres professioneel was, moet het worden gewijzigd via de accountinstellingen zolang de toegang nog actief is. Zodra het professionele adres door de voormalige werkgever is verwijderd, wordt de herstelprocedure aanzienlijk complexer en verloopt deze via de ondersteuning.
Activatie van het MyArkevia-account: de stappen die problemen opleveren
De procedure zelf bestaat uit een paar klikken, maar drie knelpunten komen regelmatig terug.
- De uitnodigings-e-mail belandt in de spam. Het bericht komt van een geautomatiseerde afzender die vaak door spamfilters als ongewenste e-mail wordt geclassificeerd. Controleer de spammap voordat u de ondersteuning contacteert om onnodig wachten te voorkomen.
- De activatielink heeft een beperkte geldigheidsduur. Na deze periode moet een nieuwe aanvraag worden gedaan bij de HR-dienst, die de procedure opnieuw opstart via het werkgeversportaal.
- Het wachtwoord moet voldoen aan complexiteitscriteria (lengte, speciale tekens). Een wachtwoord dat zonder zichtbare uitleg wordt geweigerd, leidt vaak tot een afgebroken poging op dit punt.
Eenmaal deze obstakels overwonnen, is het account operationeel. De documenten die al door de werkgever zijn ingediend (salarisstroken, attesten) verschijnen in de persoonlijke ruimte zonder verdere handelingen.
Bewaring van documenten MyArkevia na een verandering van werkgever
De digitale kluis MyArkevia is gebaseerd op een principe van langdurige bewaring onafhankelijk van de contractuele band met het bedrijf. Documenten die door een voormalige werkgever zijn ingediend, blijven toegankelijk en downloadbaar vanuit het werknemersaccount, zelfs als het bedrijf stopt met het gebruik van de dienst.
Deze werking onderscheidt MyArkevia van een eenvoudig HR-intranet, waarvan de toegang op de dag van vertrek wordt afgesloten. Alleen de documenten die vóór het einde van het contract zijn ingediend, worden bewaard. Als een salarisstrook niet in de kluis is geplaatst vóór de beëindiging, wordt deze niet achteraf toegevoegd.
Archivering in overeenstemming met de AVG en bewijswaarde
De archivering die door MyArkevia wordt aangeboden, wordt gepresenteerd als in overeenstemming met de AVG, met als doel de integriteit en authenticiteit van de ingediende bestanden te waarborgen. Elk document behoudt zijn bewijswaarde zolang het niet wordt gewijzigd, wat het mogelijk maakt om het als bewijs te gebruiken bij een derde partij (bank, administratie, pensioenfonds).
De door de dienst aangekondigde bewaartijd beslaat meerdere decennia, wat ver boven de wettelijke verplichtingen van de werkgever met betrekking tot salarisstroken uitstijgt. Voor de werknemer betekent dit dat de kluis kan dienen als unieke archief gedurende de hele carrière, op voorwaarde dat het inlog-e-mailadres up-to-date wordt gehouden.
Het bepalende punt om MyArkevia volledig te benutten, blijft de keuze van het e-mailadres bij activatie. Een persoonlijk adres, dat in de tijd stabiel is, transformeert de kluis in een draagbaar archief. Een professioneel adres creëert daarentegen een afhankelijkheid van de goede wil van de voormalige werkgever om toegang te herstellen.