MyArkevia ist ein digitales Tresor, das für Mitarbeiter gedacht ist und dazu dient, die von dem Arbeitgeber übermittelten HR-Dokumente zu zentralisieren und zu archivieren. Bevor Sie das Anmeldeverfahren starten, sollte ein Punkt klargestellt werden: Das Mitarbeiterportal und das Arbeitgeberportal teilen sich nicht die gleiche Adresse, und die erwartete Kennung ist nicht die, die die meisten Benutzer annehmen.
Mitarbeiterportal und Arbeitgeberportal: zwei Adressen, die nicht verwechselt werden dürfen
Eine häufige Quelle für Blockaden bei der ersten Anmeldung liegt in der Verwirrung zwischen den beiden Schnittstellen. Die Seite myarkevia.com ist das Portal für Mitarbeiter, während arkevia.com zum Arbeitgeberbereich und den HR-Diensten führt. Der Versuch, sich auf dem falschen Portal anzumelden, erzeugt keine explizite Fehlermeldung, was den Eindruck erweckt, es gäbe ein Passwortproblem, während die Adresse selbst falsch ist.
Diese Unterscheidung hat auch Auswirkungen auf die Passwortzurücksetzung. Der Wiederherstellungslink wird nur an die E-Mail-Adresse gesendet, die bei der Aktivierung des Mitarbeiterkontos angegeben wurde. Wenn diese Adresse falsch oder veraltet ist, wird das Zurücksetzungsverfahren von myarkevia.com keine Ergebnisse liefern.
Für diejenigen, die ein MyArkevia-Konto online erstellen möchten, besteht die erste Überprüfung darin, sicherzustellen, dass sie auf der richtigen Domain navigieren, bevor sie eine Kennung eingeben.
| Kriterium | Mitarbeiterportal (myarkevia.com) | Arbeitgeberportal (arkevia.com) |
|---|---|---|
| Empfänger | Mitarbeiter, ehemaliger Mitarbeiter | HR-Service, Lohnbuchhalter |
| Anmeldekennung | Persönliche E-Mail-Adresse | Berufliche Kennung, die vom Herausgeber bereitgestellt wird |
| Zugriff nach Verlassen des Unternehmens | Ja, das Konto bleibt aktiv | Nein, an den Arbeitsvertrag gebunden |
| Passwortzurücksetzung | Über die bei der Aktivierung angegebene E-Mail | Verfahren wird vom Support des Herausgebers verwaltet |
MyArkevia-Kennung: warum die E-Mail-Adresse die Personalnummer ersetzt
Das Anmeldefeld auf der Mitarbeiterseite erwartet eine vollständige E-Mail-Adresse, keine Personalnummer oder interne HR-Nummer. Diese technische Wahl erklärt sich durch die Absicht des Tresors, unabhängig vom Arbeitgeber zugänglich zu bleiben. Eine Personalnummer ist an ein bestimmtes Unternehmen gebunden, während eine E-Mail-Adresse den Mitarbeiter während seiner gesamten Karriere begleitet.
Die direkte Folge betrifft den Aktivierungsschritt. Wenn der Arbeitgeber MyArkevia einführt, erhält jeder Mitarbeiter eine Einladung per E-Mail mit einem Aktivierungslink. Dieser Link wird an die Adresse gesendet, die der HR-Service im System angegeben hat. Wenn diese Adresse eine berufliche Adresse ist (z. B. [email protected]), besteht die Gefahr, dass sie im Falle eines Ausscheidens deaktiviert wird.
Welche E-Mail-Adresse bei der Aktivierung angeben
Die Wahl der Adresse zum Zeitpunkt der Aktivierung bestimmt die Nachhaltigkeit des Zugriffs. Die Verwendung einer persönlichen Adresse anstelle einer beruflichen Adresse stellt sicher, dass man sich nach einem Arbeitgeberwechsel wieder anmelden kann. Das Konto bleibt nach dem Verlassen des Unternehmens zugänglich, jedoch nur über die bei der Erstellung angegebene Adresse.
Wenn die ursprüngliche Adresse beruflich war, muss sie in den Kontoeinstellungen geändert werden, solange der Zugriff noch aktiv ist. Sobald die berufliche Adresse vom ehemaligen Arbeitgeber gelöscht wurde, wird das Wiederherstellungsverfahren deutlich komplizierter und erfolgt über den Support.
Aktivierung des MyArkevia-Kontos: die problematischen Schritte
Das Verfahren selbst lässt sich auf einige Klicks reduzieren, aber drei häufige Probleme treten regelmäßig auf.
- Die Einladung per E-Mail landet im Spam-Ordner. Die Nachricht stammt von einem automatisierten Absender, den die E-Mail-Filter oft als unerwünschte Werbung einstufen. Überprüfen Sie den Spam-Ordner, bevor Sie den Support kontaktieren, um unnötige Wartezeiten zu vermeiden.
- Der Aktivierungslink hat eine begrenzte Gültigkeitsdauer. Nach Ablauf dieser Frist muss der HR-Service um eine erneute Zusendung gebeten werden, der das Verfahren über das Arbeitgeberportal neu startet.
- Das Passwort muss bestimmte Komplexitätskriterien erfüllen (Länge, Sonderzeichen). Ein abgelehntes Passwort ohne sichtbare Erklärung führt oft dazu, dass der Benutzer an dieser Stelle aufgibt.
Sobald diese Hindernisse überwunden sind, ist das Konto betriebsbereit. Die bereits vom Arbeitgeber hinterlegten Dokumente (Lohnabrechnungen, Bescheinigungen) erscheinen im persönlichen Bereich ohne zusätzliche Manipulation.
Aufbewahrung der MyArkevia-Dokumente nach einem Arbeitgeberwechsel
Der digitale Tresor MyArkevia basiert auf dem Prinzip der langfristigen Aufbewahrung unabhängig vom vertraglichen Verhältnis zum Unternehmen. Die von einem ehemaligen Arbeitgeber hinterlegten Dokumente bleiben über das Mitarbeiterkonto einsehbar und herunterladbar, auch wenn das Unternehmen den Dienst nicht mehr nutzt.
Diese Funktionsweise unterscheidet MyArkevia von einem einfachen HR-Intranet, dessen Zugriff am Tag des Ausscheidens gesperrt wird. Im Gegensatz dazu werden nur die Dokumente, die vor Vertragsende übermittelt wurden, aufbewahrt. Wenn eine Lohnabrechnung nicht vor der Kündigung im Tresor hinterlegt wurde, wird sie nicht rückwirkend hinzugefügt.
Archivierung gemäß DSGVO und Beweiswert
Die von MyArkevia angebotene Archivierung wird als DSGVO-konform dargestellt, mit dem Ziel der Bewahrung der Integrität und Authentizität der hinterlegten Dateien. Jedes Dokument behält seinen Beweiswert, solange es nicht verändert wird, was es ermöglicht, es als Nachweis gegenüber einer dritten Stelle (Bank, Verwaltung, Rentenversicherung) zu verwenden.
Die vom Dienst angekündigte Aufbewahrungsdauer erstreckt sich über mehrere Jahrzehnte, was die gesetzlichen Verpflichtungen des Arbeitgebers in Bezug auf Lohnabrechnungen bei weitem übersteigt. Für den Mitarbeiter bedeutet dies, dass der Tresor als einzigartige Archivierung über die gesamte Karriere dienen kann, vorausgesetzt, die E-Mail-Adresse für den Zugang wird aktuell gehalten.
Der entscheidende Punkt, um MyArkevia vollständig nutzen zu können, bleibt die Wahl der E-Mail-Adresse bei der Aktivierung. Eine persönliche, zeitlich stabile Adresse verwandelt den Tresor in ein tragbares Archiv. Eine berufliche Adresse hingegen schafft eine Abhängigkeit vom Wohlwollen des ehemaligen Arbeitgebers, um den Zugang wiederherzustellen.