Een zorgverlener die het medisch dossier van een bewoner op een gedeelde tablet raadpleegt, een generiek wachtwoord geplakt op het scherm van de verpleegpost, een IT-aannemer die toegang heeft tot de voorschriften zonder verwerkingscontract: deze situaties komen voor in veel verpleeghuizen. Ze stellen de bewoners bloot aan datalekken van gezondheidsgegevens en de instelling aan sancties van de CNIL.
De gegevensbeveiliging in verpleeghuizen beperkt zich niet tot een goed ingevuld register van verwerkingen. Het speelt zich af in de dagelijkse handelingen van het personeel, de configuratie van digitale hulpmiddelen en de strengheid van de toegang.
Lees ook : Locamoi: werking, voordelen en gebruikerservaringen in 2024
Toegangsbeheer tot bewonersdossiers in verpleeghuizen
In de praktijk komt het grootste risico niet van een hacker. Het komt van een gedeeld gebruikersaccount tussen drie zorgverleners, of van een standaard toegewezen beheerdersprofiel voor het hele team. Elke professional moet beschikken over een persoonlijke toegang met rechten die beperkt zijn tot wat hij of zij nodig heeft om de functie uit te oefenen.
Een zorgverlener hoeft de brieven van de families die in de beheersoftware zijn opgeslagen niet te raadplegen. Een secretaresse hoeft de verslagen van geriatrische consulten niet te openen. We segmenteren de rechten per beroep en herzien deze rechten bij elke functiewijziging of vertrek.
Aanvullende lectuur : Hoe ecologische barbecues te organiseren met een zonne-spit in uw tuin
Instellingen die een zorgsoftware zoals Netsoins gebruiken, kunnen toegang krijgen tot Netsoins Domusvi om de beste praktijken voor het instellen van profielen en de traceerbaarheid van verbindingen te raadplegen.
Traceerbaarheid blijft trouwens een vaak blinde vlek. Het activeren van de inloglogs maakt het mogelijk om te weten wie welk dossier heeft geraadpleegd en wanneer. Zonder deze logs is het onmogelijk om een abnormale toegang te detecteren of te reageren op een verzoek om uitoefening van rechten van een bewoner of zijn of haar familie.
Juridische basis voor de verwerking van gezondheidsgegevens in verpleeghuizen
De RGPD-conformiteit van een verpleeghuis beperkt zich niet tot het tonen van een privacybeleid in de ontvangsthal. De CNIL verwacht dat elke verwerking van persoonsgegevens is gekoppeld aan een specifieke juridische basis, gecontroleerd per verwerking.
In de praktijk onderscheiden we verschillende categorieën van verwerkingen die naast elkaar bestaan in dezelfde instelling:
- De medische follow-up en coördinatie van zorg zijn gebaseerd op de wettelijke verplichting en de bescherming van vitale belangen (artikel 9 van de RGPD), niet op de toestemming van de bewoner.
- De administratieve verwerking (facturering, huisvesting, sociale hulp) steunt op de uitvoering van het verblijfcontract of op een wettelijke verplichting.
- De videobewaking van gemeenschappelijke ruimtes vereist een gedocumenteerd gerechtvaardigd belang, met een proportionaliteitsanalyse.
- De foto’s van de bewoner die in een intern tijdschrift of op een website worden gebruikt, vereisen daarentegen een vrije en geïnformeerde toestemming, verkregen van de bewoner of zijn of haar wettelijke vertegenwoordiger.
Het verwarren van deze juridische bases brengt een dubbel risico met zich mee: toestemming vragen waar dit niet vereist is (wat de bewoner de indruk kan geven dat hij of zij zich tegen de zorg kan verzetten), of het niet vragen waar dit verplicht is. We documenteren elke verwerking in het register met zijn doel, juridische basis, bewaartermijn en ontvangers.
Ransomware en continuïteit van de activiteiten in een medisch-sociale instelling
De ransomwarebedreiging blijft structureel hoog voor gezondheids- en medisch-sociale instellingen. Verpleeghuizen zijn doelwitten omdat ze verouderde informatiesystemen combineren, kleine IT-teams hebben en gezondheidsgegevens van hoge waarde op de zwarte markt.
Wanneer een ransomware de server die de zorgdossiers host versleutelt, valt de continuïteit van de zorgverlening in duigen. Geen toegang meer tot de voorschriften, de gedocumenteerde allergieën, de individuele protocollen. We keren terug naar papier, met alle risico’s op fouten die dat met zich meebrengt.
Concreet preventiemaatregelen tegen cyberdreigingen in verpleeghuizen
Preventie vereist geen kolossaal budget. Het steunt op operationele praktijken die het management en de IT-verantwoordelijke geleidelijk kunnen implementeren:
- Regelmatig getest offline back-ups: een back-up die nooit is hersteld, garandeert niets.
- Updates van besturingssystemen en bedrijfssoftware onmiddellijk na publicatie van beveiligingspatches.
- Bewustmaking van het personeel over phishing-e-mails, met korte en herhaalde herinneringen in plaats van een jaarlijkse training die de volgende dag wordt vergeten.
- Segmentatie van het netwerk: de receptie mag niet op hetzelfde segment staan als de server van medische dossiers.
De meningen verschillen over de ideale frequentie van hersteltests, maar een kwartaaltest is een redelijk minimum voor een middelgrote instelling.
Rol van de DPO en training van zorgpersoneel in de RGPD
De aanwijzing van een gegevensbeschermingsfunctionaris (DPO) is verplicht voor verpleeghuizen. Deze DPO kan niet de directeur van de instelling zijn of een lid van het management, om belangenconflicten te vermijden. De DPO kan een opgeleide werknemer of een externe specialist zijn in de medisch-sociale sector.
Zijn rol gaat verder dan het opstellen van documenten. Hij controleert de naleving van de praktijken dagelijks, ondersteunt de teams bij concrete situaties (een zoon van een bewoner die het volledige medisch dossier vraagt, een verzoek om gegevensverwijdering, een beveiligingsincident) en zorgt voor de verbinding met de CNIL in geval van controle.
Opleiden zonder het zorgteam te overweldigen
Het zorgpersoneel zal geen e-learningmodule van twee uur over de principes van de RGPD onthouden. Wat werkt, zijn korte sessies gericht op de dagelijkse handelingen: je sessie vergrendelen bij het verlaten van de werkplek, geen gezondheidsgegevens verzenden via onveilige berichten, onmiddellijk elke verdenking van ongeautoriseerde toegang melden.
We integreren deze herinneringen in bestaande teamvergaderingen in plaats van een extra evenement te creëren. Een beknopte weergave nabij de computerwerkplekken aanvult het systeem zonder de werklast te verzwaren.
De bescherming van de persoonsgegevens van bewoners in verpleeghuizen hangt evenzeer af van de technische configuratie als van de cultuur van het team. Een actueel register van verwerkingen, persoonlijke toegang, geteste back-ups en een DPO die betrokken is bij de dagelijkse werking van de instelling vormen een solide basis. De laatste schakel blijft de reflex van elke professional die deze gegevens dagelijks beheert.